Новая вакансия для профессионального СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Уважаемые соискатели! Новый год обещает быть наполненным новыми интересными вакансиями. Итак, не буду вас томить! Знакомимся с требованиями, "примеряем" их на себя и, в случае соответствия и громадного желания развиваться и строить свою карьеру, - высылаем мне резюме :)

Торгово-промышленная нефтяная компания  приглашает на работу СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА.
Основные требования:
•    женщина, 23-35 лет;
•    образование высшее законченное;
•    опыт работы на должности "секретаря-референта" (офис-менеджер или помощник руководителя) от 3-х лет;
•    отличные навыки работы с ПК (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet);
•    опыт ведения документооборота;
•    знание офисной оргтехники (факс, ксерокс, мини-АТС);
•    хорошее владение украинским, российским языками; английский – Intermediate;
•    презентабельный внешний вид.
Основные обязанности:
•    работа с входящей-исходящей корреспонденцией;
•    планирование и приём посетителей;
•    обеспечение документооборота компании (подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация, подготовка приказов по предприятию и т.д.);
•    обеспечение «жизнедеятельности» офиса (закупка канцтоваров, расходных материалов, кофе, чая и т.п.);
•    поддержание общего порядка в офисе (организация работы водителей, уборщицы);
•    работа с офисной техникой (принтер, сканер, ксерокс);
•    участие в подготовке деловых переговоров, ведение протоколов совещаний;
•    выполнение личных поручений руководителя (заказ и бронирование билетов, гостиниц и т.д.).
Компания предлагает:
•    достойная заработная плата;
•    официальное трудоустройство;
•    офис в центре города (ул.Институтская);
•    перспектива карьерного роста и профессионального развития.

Для участия в конкурсе, пожалуйста, отправьте развернутое резюме с указанием в теме письма должности, на которую Вы претендуете, с фотографией и ожидаемым размером заработной платы на адрес hr.serviss@gmail.com

 Для информации для сознательных соискателей очень рекомендую к прочтению :)

Деловые и личные качества секретаря-референта

Секретарь - лицо учреждения. По его работе, поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот его принципы в работе.

Указанная профессия очень распространена во всем мире,особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается.

Что должен знать и уметь секретарь

Правовые основы управления:

• административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-
• нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
• систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;
• отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента;
• основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; в
• делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

• обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя;
• вести сроковый контроль за поручениями руководства;
• организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное – уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати),
• организовывать прием посетителей; устанавливать контакты;
• организовывать и обеспечить работу совещания;
• составлять и оформлять документы с помощью ПК;
• оперативно размножать документы;
• обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. факс, электронная почта);
• вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа подокументам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Имидж секретаря-референта

Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Профессиональные и личные качества помощника руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Источник: referatik.com.ua